Consigli utili su come organizzare viaggi di gruppo
Andare alla scoperta del mondo con numerosi compagni di viaggio è un’occasione unica per stringere amicizie, scambiare punti di vista e costruire relazioni. È come se si trattasse di un viaggio nel viaggio, un’esperienza che, se ben organizzata può rivelarsi un’avventura sorprendente. Ma per chi è alle prime armi, specificamente, come si organizza un viaggio di gruppo? Ci sono molti aspetti da tenere in considerazione per la buona riuscita della vacanza, tutti estremamente importanti e non trascurabili.
Organizzare viaggi di gruppo: il primo passo, la scelta dei compagni
Pianificare una vacanza di questo tipo non è semplice, ma, seguendo con attenzione dei consigli ad hoc, non è nemmeno impossibile. Anzi, organizzare viaggi di gruppo può trasformarsi in un vero e proprio lavoro con una concreta possibilità di guadagno.
Il primissimo passo riguarda la scelta dei compagni: il gruppo può essere eterogeneo, con uomini e donne di tutte le età, tenendo presente però che non sempre si possono vivere determinate esperienze con la stessa forza e attitudine. Ecco perché spesso, si opta per i gruppi in un certo senso omogenei dal punto di vista dell’età dei viaggiatori: persone coetanee con buone probabilità avranno maggiori interessi in comune e una resistenza fisica allineata. Ad esempio, proporre a dei viaggiatori over 60 dei soggiorni in ostelli, con i servizi igienici in condivisione, potrebbe non essere la strada giusta per il successo del viaggio di gruppo. Esperienze come quelle in ostello, si addicono più ad un’utenza giovane e disposta a scendere a compromessi.
Tuttavia, in alcuni casi, un team variegato di persone potrebbe essere ricco di spunti e conversazioni interessanti.
L’organizzazione del viaggio: il secondo step, la scelta del budget
Quando si pensa ad un viaggio, la meta e il budget a disposizione sono strettamente collegati. Va da sé che, in un viaggio di gruppo, chi ha più disponibilità economiche si debba adattare a chi ne possiede meno. Se il divario è troppo consistente, meglio optare per due viaggi distinti, a seconda del budget che si intende spendere. Di norma, se un viaggiatore ha la possibilità di spendere duemila euro, e un altro mille, si troverà un compromesso che si avvicini maggiormente alla persona con meno finanze.
La scelta del budget è fondamentale: da qui in poi si può pianificare la destinazione, il mezzo di trasporto e la durata della vacanza. Si può organizzare un viaggio di gruppo di un weekend, di una settimana o anche di più, soprattutto se si ha intenzione di volare oltreoceano, in un paradiso esotico o in un Paese tutto da scoprire on the road.
La prima cosa che verrà richiesta al momento della progettazione del viaggio sarà proprio un preventivo dei costi totali.
Come trovare un volo per i viaggi di gruppo
Quando si organizza un viaggio di gruppo occorre prestare attenzione ad un passaggio cruciale per la sua buona riuscita. Prenotare un volo per un gruppo consistente di persone, infatti, può non essere così intuitivo. Innanzitutto il numero dei biglietti acquistabili varia a seconda della compagnia aerea: ITA Airways, ad esempio, consente di prenotare al massimo 7 biglietti; la compagnia low cost irlandese, Ryanair, dà la possibilità di acquistare ben 25 posti; sul sito di EasyJet infine, si possono prenotare fino a 40 biglietti.
In linea di massima, se il numero dei biglietti da acquistare è maggiore rispetto a quello selezionabile, occorre utilizzare necessariamente il modulo delle prenotazioni di gruppo, che tutte le compagnie aeree prevedono. L’aspetto negativo è che occorrerà contattare la compagnia e richiedere un preventivo, dunque la prenotazione non sarà immediata come avviene solitamente. Il lato positivo è che in caso di gruppi numerosi viene spesso applicato uno sconto alla tariffa ordinaria.
Quando si viaggia in gruppo in aereo, in molte occasioni per abbattere i costi, si sceglie di volare con il semplice trolley a mano, aggiungendo uno da stiva per due persone, che condivideranno il bagaglio. Un escamotage perfetto per risparmiare e portare meno peso con sé. Come fare la valigia se si ha poco spazio a disposizione? Selezionando accuratamente i vestiti e gli oggetti indispensabili, evitando di riporre nel bagaglio scarpe ingombranti (le quali invece possono essere calzate per la partenza).
Gli spostamenti di gruppo in treno o in pullman
Il volo non è l’unico modo per viaggiare con un gruppo numeroso. Se la distanza con la destinazione lo permette, si può optare per lo spostamento in treno. Anche in questo caso vale la stessa accortezza che per i biglietti aerei: prenotare con largo anticipo è sempre un’ottima mossa. Per quanto riguarda Trenitalia, sul sito ufficiale si possono acquistare un massimo di 5 biglietti, mentre per le combinazioni di gruppo il numero minimo di passeggeri è fissato a 10. Per prenotare ad esempio otto ticket, purtroppo andranno eseguite due transazioni distinte.
Italo adotta una politica differente: si possono prenotare fino a 29 biglietti tutti insieme: dalle 30 persone in poi invece, andrà richiesto un preventivo direttamente all’impresa ferroviaria.
Oltre al treno, spesso i viaggi di gruppo prevedono lo spostamento in pullman: un modo comodo, economico ed estremamente flessibile. Con questo mezzo si viaggia tutti insieme, si possono dividere le spese e, non meno importante, si possono effettuare le soste desiderate. In Italia, ma anche in molti altri Paesi europei, esistono tantissime compagnie che affittano il pullman con l’autista, per semplici weekend o per viaggi più lunghi.
Consigli su come trovare un alloggio per tante persone
La sistemazione durante tutta la durata del soggiorno è una scelta fondamentale e che deve tener conto del target di viaggiatori a cui ci si rivolge. Si tratta dell’abbiccì dell’organizzazione dei viaggi di gruppo: a seconda del numero delle persone si può optare per un comodo hotel oppure, nel caso si parta con dei giovani avventurieri senza troppe pretese, si può scegliere un semplice ostello. Negli ultimi anni ci si affida anche alla ricerca di una casa su Airbnb, un ottimo portale dove poter visionare un vasto numero di appartamenti.
Nel caso si prenoti attraverso la nota piattaforma Booking.com, è bene sottolineare che si può prenotare per un gruppo composto da massimo trenta persone.
Visite di gruppo: meglio prenotare anticipatamente
Organizzare una vacanza di gruppo vuol dire anche prevedere delle visite, guidate e no, presso mostre, musei, siti archeologici e punti di interesse di altro tipo. È necessario in queste occasioni muoversi per tempo, prenotando in anticipo le varie gite, per non rischiare di non trovare posto o di attendere in fila ore ed ore infinite. Per evitare inutili situazioni stressanti, basta prenotare online le visite in programma: quasi tutti i musei e diverse attrazioni prevedono degli sconti per i gruppi numerosi.
La precauzione di prenotare per tempo vale per le visite di gruppo, ma anche per i pasti al ristorante: in un fast food troverete posto, ma nei locali va inevitabilmente organizzato tutto in anticipo.
Perché affidarsi ad un’assicurazione di viaggio?
Pianificare al meglio una vacanza è sempre una buona idea, che si tratti di un weekend, una settimana o più tempo. È per questo che sottoscrivere un’assicurazione per viaggiare è consigliabile oltre che efficace: nel caso si parta con più persone l’assicurazione per viaggi di gruppo è la scelta più indicata, per garantire una copertura da spiacevoli imprevisti a tutti i compagni. La polizza in questione protegge amici e colleghi da furti, spese mediche e altre seccanti situazioni.
