Business travel: cos’è e come si organizza
Negli ultimi anni, il tempo libero si è imposto come un’esigenza nella vita quotidiana delle persone. Un cambio di rotta importante, che ha posto l’accento sulla necessità di saper coniugare lavoro e benessere, trovando il giusto equilibrio che consenta ad ogni uomo di esistere al di là dell’occupazione professionale. In quest’ottica è cambiato anche il concetto di business travel, che ad oggi si è arricchito di molteplici sfaccettature. Non si tratta più di un semplice viaggio d’affari organizzato con il solo fine aziendale: attualmente il business travel si lega indissolubilmente al leisure, ovvero al prezioso tempo libero.
Cosa si intende oggi con il termine “business travel”?
I viaggi d’affari costituiscono una spesa importante per le aziende, e servono principalmente per stipulare nuovi contratti, per mantenere i contatti con i clienti e i fornitori, per presenziare a corsi di aggiornamento o ad eventi del settore, come convegni, fiere ed esposizioni.
Tuttavia, oggigiorno il turismo d’affari è sempre più legato al concetto di leisure: il lavoratore, oltre agli impegni professionali ha voglia e necessità di poter sfruttare del tempo libero durante il soggiorno. Va da sé che organizzare un business travel richieda sempre più tempo e dedizione, essendo cambiati i tempi e le esigenze da soddisfare.
Come organizzare e gestire un business travel
Alla luce del cambiamento che ha investito il settore dei viaggi d’affari, molte aziende decidono di affidarsi a degli specialisti, ovvero a delle business travel management company, cioè delle agenzie che si occupano di tutto quello che riguarda un viaggio di lavoro, dall’acquisto dei biglietti di aerei o di treni alla prenotazione dell’alloggio, passando per i vari processi di fatturazione.
Le grandi multinazionali solitamente hanno delle figure interne, come il travel manager, che lavorano alla gestione dei viaggi, con il principale obiettivo di trovare il giusto compromesso tra i costi ridotti per l’azienda e il giusto comfort per il viaggiatore.
Tra i tanti aspetti da non trascurare per l’organizzazione di un business travel, eccone una breve e semplice lista.
Prevedere dei momenti di relax
Organizzare al meglio il business travel è un bene sia per l’azienda, e per i costi che dovrà sostenere, sia per il viaggiatore che si appresta a partire. Pianificare bene la trasferta, dalla prenotazione dei biglietti aerei a quella della sistemazione in hotel, significa anche lasciare coscientemente del tempo libero a disposizione del dipendente, il famoso “leisure” sopracitato. Chi si occupa di business travel lo sa: durante i viaggi di lavoro vanno organizzati anche dei momenti di puro svago e relax, da passare in giro per la città, facendo tappa magari in qualche museo o sito culturale del posto.
Delle volte, il business travel viene prolungato di un weekend o di qualche giorno, proprio per godersi appieno la destinazione visitata.
Solitamente, il target che richiede questo piacevole compromesso tra vita lavorativa e personale appartiene alla categoria dei cosiddetti millennials, ovvero i nati tra il 1980 e il 1995.
La Travel Policy
Le aziende che prevedono viaggi d’affari hanno una travel policy interna che facilita i processi di organizzazione delle varie trasferte. Si tratta di un insieme di regole da seguire per la gestione dei business travel, come: la sicurezza generale del viaggio, i metodi di pagamento, le regole di spesa (che comprendono i pasti e lo svago) e la prenotazione degli spostamenti. Questo documento raggruppa tutte le linee guida del business travel management, definendo chiaramente ciò che si può prenotare e cosa no, cosa è a carico dell’azienda e tutte le spese che vanno rimborsate eventualmente al lavoratore.
La travel policy è necessaria per la gestione dei costi aziendali, non averne una, infatti, oltre a rallentare tutta la fase di pianificazione del viaggio, può avere delle conseguenze inaspettate sul bilancio dell’azienda.
La flessibilità del bleisure
Quando il viaggio d’affari si prolunga a favore del tempo libero del lavoratore, si parla di bleisure, ovvero un mix tra le parole e i concetti di business e leisure. Si tratta di un’opportunità sempre più apprezzata, soprattutto dopo il lungo stop causato dalla recente pandemia. Grazie alla crescente flessibilità lavorativa, i dipendenti possono coniugare il raggiungimento di obiettivi professionali con il piacere di una vacanza, un bellissimo esempio di come unire l’utile al dilettevole. Nel caso di un convegno all’estero, ad esempio, il dipendente potrà presenziare all’evento e trattenersi un paio di giorno per girare la città che ospita il meeting.
Tuttavia, anche nei momenti di puro relax, è importante che il lavoratore tenga a mente la travel policy aziendale e che si attenga alle buone norme previste dall’etichetta, considerando che il viaggiatore rappresenta anche l’immagine della sua azienda.
Un business travel sostenibile
Nel 2023 è importante non dimenticare mai la salute dell’ambiente e l’impronta ecologica del viaggio che si deve intraprendere. Adottare delle politiche sostenibili, ad oggi è una prerogativa di molte imprese, che si mettono in discussione in favore del pianeta. Tra le piccole, grandi azioni che si possono compiere, c’è sicuramente quella di prenotare una struttura sensibile all’argomento, che si spenda per la sostenibilità e la riduzione degli sprechi e dell’inquinamento.
È buona pratica, poi, prediligere gli spostamenti in treno, decisamente più eco-friendly rispetto ai voli aerei. Infine, può sembrare scontato, ma la sistemazione in hotel o altre strutture ricettive vicine al luogo di lavoro, è da preferire non solo in termini di comodità del viaggiatore, ma anche di sostenibilità generale della trasferta.
H2 Perché sottoscrivere ad un’assicurazione viaggio
Che sia per lavoro, per svago o per entrambi, come nel caso di un business travel che preveda del tempo libero a disposizione, il consiglio generale è sempre quello di sottoscrivere un’assicurazione per viaggiare: in questo modo si otterrà una copertura per eventuali spese extra che derivino da infortuni, emergenze mediche, furto di bagagli o denaro. Più specificatamente, l’assicurazione viaggio d’affari è una polizza ad hoc, molto ampia, acquistabile per la maggior parte delle trasferte, sia in versione annuale che per un viaggio singolo. Sul nostro blog troverete tutti i dettagli delle varie polizze e diversi consigli per pianificare al meglio una partenza.
